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Aufbewahrungsfristen: Welche Belege eine Privatperson jetzt entsorgen kann

Zuletzt aktualisiert: 16. Januar 2018

Privatpersonen stellen sich gerade zu Jahresanfang die Frage nach Aufbewahrungsfristen: Welche Belege können weggeworfen werden können, für welche hat man privat noch Aufbewahrungspflichten, etwa Verträge, Rechnungen, Quittungen, Kontoauszüge?

Fristen sind vor allem wichtig wegen der Verjährung. Verjährung bedeutet, dass ein Rechtsanspruch nicht mehr durchgesetzt werden kann. Die regelmäßige Verjährungsfrist beträgt drei Jahre und beginnt zum Ende des Jahres, in dem der Anspruch entstanden ist. Ende 2017 sind somit Ansprüche verjährt, die 2014 entstanden sind. Oder anders ausgedrückt: Die Belege dazu können 2017 weggeworfen werden – wegen der regelmäßigen Verjährung kann man jedenfalls keine Ansprüche mehr durchsetzen. Aber gehen wir die typischen Belege einer Privatpersonen mal der Reihe nach durch.

Kontoauszüge

Eine gesetzliche Aufbewahrungspflicht von Kontoauszügen und anderen Bankbelegen gibt es für Privatpersonen anders als für Firmen nur in Ausnahmefällen. So besteht bei positiven Einkünften von mehr als 500.000 Euro im Jahr eine besondere Aufbewahrungsfrist für Kontoauszüge von sechs Jahren, schreibt die Bank ING-Diba. Doch auch für Bank-Kunden mit niedrigeren Einkünften könne es sinnvoll sein, die Bankbelege wie Kontoauszüge trotz fehlender Aufbewahrungsfristen einige Jahre lang aufzuheben, etwa um Käufe nachweisen zu können.

Erlass des Bundesfinanzministerium zu elektronischen Kontoauszügen

Eine häufig gestellte Frage ist, ob Kontoauszüge als PDF im Ernstfall genauso als Zahlungsnachweis gelten. Das Bundesfinanzministerium hat den Finanzämtern hierzu schon im März 2006 eine klare Anweisung erteilt (IVA7 – S 0317 – 4/05): Wenn ein Steuerpflichtiger einen Kontoauszug vorlegt, den eine Bank im unveränderbaren PDF-Format erstellt hat, gilt seine Nachweispflicht als erfüllt. Daran denken: Viele Banken stellen die elektronischen Kontoauszüge zum Beispiel nur drei Jahre lang zur Verfügung stellen.

Kassenbeleg bei Privatkauf

Beim Kauf von Neuwaren, wie Möbel, Schuhe, Kleidungsstücke, Kameras oder Fernsehgeräte, so genannte Verbrauchsgüter, beträgt die Gewährleistungsfrist zwei Jahre ab Übergabe. Im Falle eines Mangels benötigt man zur Reklamation einen geeigneten Nachweis darüber, wann und wo die Sache gekauft wurde, am besten einen Kassenbon. Deshalb sind in diesem Fall die Belege mindestens drei Jahre aufzubewahren, so die Verbraucherzentrale Sachsen.

Kassenbons am besten für Aufbewahrung kopieren

Oftmals sind Kassenbons auf Thermopapier gedruckt, das in der Regel sehr schnell verblasst. „Deshalb besser eine haltbare Kopie dieser Belege anfertigen“, rät Marion Schmidt von der Verbraucherzentrale Sachsen. Auch beim Kauf im Internet sollten online geschickte Rechnungen gut gespeichert oder am besten ausgedruckt werden.

Mein Finanztip: Sehen Sie hier eine  als Tabelle

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Handwerkerrechnungen: Wichtige gesetzliche Aufbewahrungsfrist 

Bei Handwerkerrechnungen gilt ebenfalls die allgemeine Verjährungsfrist. Diese sind also mindestens 3 Jahre aufzuheben. Für Eigentümer gilt, dass alle Handwerkerrechnungen, die Leistungen beinhalten, die mit dem Bauwerk verbunden sind, 5 Jahre sicherzustellen sind. Bei Bauwerken gilt eine 5-jährige Verjährung.

Dabei geht es aber nicht um die Finanzen des Kunden, sondern der Fiskus will im Bedarfsfall kontrollieren können, ob ein Unternehmen die Umsatzsteuer korrekt ausgewiesen hat. Die Frist beginnt zum Ende des jeweiligen Kalenderjahres zu laufen.

Auftraggeber von Handwerkerleistungen an Haus oder Grundstück sind beispielsweise nach § 14b Abs. 1 Satz 5 des Umsatzsteuergesetzes sind deshalb verpflichtet, Rechnungen, Zahlungsbelege oder andere beweiskräftige Unterlagen zwei Jahre lang aufzubewahren. Diese Bestimmung betrifft seit 2004 alle Empfänger der entsprechenden Leistungen – ob Eigentümer oder Mieter – und damit letztendlich jeden Steuerzahler. Das dient der verstärkten Bekämpfung von Schwarzarbeit und der damit zusammenhängenden Steuerhinterziehung.

Versicherungsscheine unbedingt behalten 

Policen von Versicherungen (Versicherungsscheine), die noch laufen, sind ohnehin abzuheften. Jede Beitragsabrechnung muss aber nicht aufgehoben werden. Wichtig ist, den Versicherungsschein, die Versicherungsbedingungen und ggf. erfolgte Nachträge aufzubewahren.

Haben Sie als Privatperson schon mal Belege weggeworfen und es später bereut?

Schreiben Sie mir und den Lesern in den Kommentaren!



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